Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước

Báo cáo tại Hội nghị, ông Hồ Khánh Duy - Phó Chánh Văn phòng Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp cho biết: Công tác hành chính luôn được Ủy ban quan tâm và chú trọng, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ luôn được xác định là một trong các vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng, luôn được đảm bảo thực hiện một cách tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng đúng nguyên tắc, quy định trong Luật, Nghị định và các Thông tư hướng dẫn của nhà nước và quy chế Ủy ban ban hành. Tính đến ngày 21/9/2022, Văn phòng Ủy ban đã thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý 82.280 lượt văn bản.

Theo báo cáo, Văn phòng các doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban luôn chủ động bám sát chương trình làm việc của Lãnh đạo Tập đoàn, Tổng công ty, phối hợp với các đơn vị chuyên môn theo dõi, triển khai phát hành các văn bản đi, xử lý văn bản đến; đảm bảo quy trình và bảo mật thông tin, nhất là các tài liệu chuyển qua đường điện tử báo cáo Văn phòng Chính phủ, các hồ sơ, tài liệu trình Hội đồng thành viên và các cơ quan bên ngoài. 

Ông Hồ Khánh Duy - Phó Chánh Văn phòng Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp báo cáo tại Hội nghị

Đáng chú ý hơn cả là sự nỗ lực của khối văn phòng các Tập đoàn, Tổng công ty cùng ý chí quyết liệt của Người đại diện vốn, lãnh đạo doanh nghiệp trong cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin, phù hợp với tinh thần Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ về ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030.

Tăng cường hiệu quả quản lý nghiệp vụ văn thư trong môi trường điện tử

Tại hội nghị, giới thiệu một số nội dung quan trọng của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước, bà Nguyễn Anh Thư - đại diện Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) cho biết: Nghị định này được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế công tác văn thư trong thời gian qua; bổ sung những quy định cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác văn thư và văn thư trong môi trường điện tử. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP còn đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật về công tác văn thư; trong đó kế thừa những quy định của pháp luật còn phù hợp, nội dung cơ bản của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn thi hành.

Bà Nguyễn Anh Thư - Chuyên viên chính Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) trình bày tham luận tại Hội nghị

Bà Nguyễn Anh Thư đánh giá: Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, việc hướng dẫn thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư đáp ứng yêu cầu cấp thiết đổi mới công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay.

Bà Nguyễn Anh Thư cũng hướng dẫn những điểm mới được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như các quy định về soạn thảo, ký ban hành văn bản bản giấy và điện tử; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ bản giấy và hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, ông Đoàn Văn Huy – Phó Chánh Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) cho biết: Mục tiêu chuyển đổi số của EVN là hướng đến các hoạt động chưa tự động thành tự động và ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh; chất lượng dịch vụ; năng suất lao động; năng lực quản trị để Tập đoàn trở thành doanh nghiệp số. Do vậy, EVN đã đặt ra một số nhiệm vụ trọng tâm trong việc triển khai thực hiện chuyển đổi số trong một số lĩnh vực, bao gồm chuyển đổi nhận thức, xây dựng chính sách chuyển đổi số và nhận diện và phát triển các trọng tâm chuyển đổi số.

Ông Đoàn Văn Huy – Phó Chánh Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam trình bày tham luận tại Hội nghị

Nhờ việc đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số đã giúp cho lãnh đạo Tập đoàn, các đơn vị và cán bộ, công nhân viên có thể xử lý, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi, góp phần tăng năng suất lao động, tối ưu hóa nhiều chi phí cho ngành. Điển hình như tại Tập đoàn, theo thống kê đến 31/8/2022 tỷ lệ văn bản điện tử đến đạt 82% trong đó văn bản đến điện tử trong ngành đạt 99,2%; văn bản điện tử đi đạt 92%; tỷ lệ lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử đạt 98%; chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy qua đường bưu điện giảm 52% chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy truyền thống so với các năm trước.

Trong giai đoạn tới, EVN tiếp tục quan tâm đẩy mạnh chiến lược chuyển đổi số trong các mặt hoạt động công tác văn phòng, cải cách hành hành chính, giảm triệt để văn bản và hồ sơ giấy, thúc đẩy xây dựng và triển khai doanh nghiệp số thống nhất trong toàn Tập đoàn nhằm hướng tới một môi trường làm việc hiện đại - không giấy theo lộ trình, kế hoạch của Chính phủ điện tử. Theo đó, EVN sẽ tập trung thực hiện những giải pháp cơ bản.

Cụ thể, EVN sẽ thực hiện quyết liệt công tác quản lý, giám sát, điều hành các mặt hoạt động chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh trên môi trường mạng để rút ngắn quy trình, giảm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất và hiệu quả. Bên cạnh đó, EVN sẽ kết nối và gửi/nhận liên thông triệt để văn bản điện tử, dữ liệu hồ sơ lưu trữ điện tử từ Tập đoàn đến tất cả các đơn vị cấp 2,3, 4 và tất cả các Bộ/ngành, UBND các tỉnh thành phố, sở ban ngành và Tập đoàn, Tổng công ty trong phạm vi toàn quốc, nhằm tạo lập môi trường điện tử hoàn thiện, quản lý thống nhất và cung cấp môi trường làm việc không giới hạn không gian, thời gian địa điểm, điện tử hóa tối đa, xuyên suốt, giúp lãnh đạo và nhân viên có thể hoàn tất công việc nhanh chóng bất cứ ở đâu có kết nối mạng.

Ngoài ra, EVN sẽ đẩy mạnh sử dụng triệt để, có hiệu quả hơn nữa các tính năng của phần mềm hiện có, chú trọng đến an ninh bảo mật hệ thống, nghiên cứu sửa đổi bổ sung quy chế quản lý và điều hành cho phù hợp với giai đoạn hiện nay và sắp tới; đồng thời, tổ chức đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ chuyên trách văn thư lưu trữ và công nghệ thông tin ở tất cả các đơn vị các cấp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, nhằm bắt nhịp với cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4.