Giải pháp giám sát hoạt động của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý Bộ chỉ số

Với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, Ủy ban Quản lý vốn Nhà nước tại doanh nghiệp (Ủy ban) có thể nắm được số liệu của doanh nghiệp hàng tuần mà không cần phải đợi hàng tháng, hàng quý doanh nghiệp báo cáo về, do đó những biến động an toàn hay không an toàn của dòng vốn cơ quan này đều nắm được. Việc giám sát quản lý này trên tinh thần quản lý sử dụng đồng vốn hiệu quả, không can thiệp cụ thể vào các hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý Bộ chỉ số sẽ cho biết các hệ số trên cơ sở dữ liệu tài chính như: Hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu trung bình của tất cả các doanh nghiệp đang ở mức bao nhiêu, lợi nhuận trước thuế tăng hay giảm, nộp ngân sách của các doanh nghiệp như thế nào, vốn chủ sở hữu ở mức độ bảo toàn vốn là bao nhiêu… Đây là những số liệu tổng thể mà nhìn vào đó có thể thấy tổng số vốn của Nhà nước giao cho Ủy ban theo dõi đang có biến động như thế nào. Phần mềm có 6 mục chính để đánh giá doanh nghiệp gồm: Tình hình tài chính; tình hình kinh doanh; theo dõi việc đầu tư các dự án; theo dõi về tiền lương; quản trị; tái cơ cấu doanh nghiệp.

Tình hình tài chính sẽ có thông tin hiệu quả tài sản đầu tư, hiệu quả vốn, dòng tiền, chỉ số nợ, khả năng thanh toán. Tất cả những số liệu này đều lấy từ báo cáo của doanh nghiệp mà Ủy ban nhận được hàng năm (báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kết quả kinh doanh, cân đối kế toán…). Khi có các báo cáo này, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật các chỉ số, chạy các bảng biểu để có thể theo dõi được.

Điểm đáng lưu ý là phần mềm sẽ đặt ra các ngưỡng an toàn của các chỉ số. Theo đó, từ các dữ liệu được nạp vào, phần mềm sẽ tự động chạy ra các chỉ số, các chỉ số này được so sánh với các chỉ số khác và tạo ra ngưỡng cảnh báo. Nếu các chỉ số chạy ra ngoài ngưỡng an toàn thì sẽ xuất hiện các biển cảnh báo, khi đó những người quản trị doanh nghiệp sẽ phải xem tại sao có cảnh báo, nhìn nhận lại toàn bộ quy trình để xem có đáng lo ngại hay không. Khi bị cảnh báo bắt buộc các doanh nghiệp đến kỳ báo cáo phải có sự cải thiện trong các báo cáo, nếu không Ủy ban sẽ phải ra văn bản chỉ đạo với doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị xử lý.